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光电学院教育教学办公室地点（研究生）：

玉泉教三317，刘湛，电话87951869；liuzhan@zju.edu.cn

常规通知发布在：院网站—“研究生教学”—“日常通知”栏目：

http://opt.zju.edu.cn/redir.php?catalog_id=23

序号	事项	步骤1	步骤2	步骤3	步骤4	步骤5	步骤6	步骤7
1	报到(春季、秋季学期)	研究生完成交费（学费、住宿费或确认不住宿、保险费等)	研究生根据院网站通知在指定日期，凭录取通知书原件，身份证原件，学历或学位证书原件，本人到学院研究生科报到	进入研究生新生复查阶段，导师，研究所/中心负责人与党委负责人分别在复查表上签署意见	以研究所/中心为单位将复查结果报至研究生科	研究生科汇总复查结果交由院系负责人审核	学院将复查结果报送学校
2	注册(春季、秋季学期)	研究生完成交费（学费、住宿费或确认不住宿、保险费等)	研究生本人携带证件亲自前往学院研究生科报到、注册	研究生科对乘火车优惠卡充值	研究生科在研究生证上加盖注册章，在系统中进行注册。	学院将注册情况报研究生院	未按规定注册视为自动放弃学籍，作退学处理，报研究生院
3	请假（一个月以内）	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：请假（因私出境），请假(其他)。打印表格		导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（教三320，刘老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	原件交至研究生科，由学院完成系统审核，表格原件在学院备案。
4	销假	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：销假。打印表格		导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（教三320，刘老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	原件交至研究生科，由学院完成系统审核，表格原件在学院备案。	注：请假审核通过后必须申请销假，否则系统显示未在校
5	休学(一个月以上)	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：休学1(因病)，休学2(实践)，休学3(生育)，休学4(其他)。打印表格	定向生、委培生须有单位签署意见，盖公章	导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（教三320，刘老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	申请交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅研究生院窗口	注：1.因病休学、病愈复学须经校医院防保科同意；2.实践创业等办理休学需要相关证明；3.女生怀孕生育必须办理休学；
6	复学	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：复学1(病愈)，复学2(实践结束)，复学3(育后回校)，复学4(其他)。打印表格	定向生、委培生须有单位签署意见，盖公章。	导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（教三320，刘老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	申请交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅研究生院窗口
7	延期	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：延长学习年限。打印表格	定向生、委培生须有单位签署意见，盖公章。	导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（教三320，刘老师），延期表格由学院研究生科直接审核并修改实际到期时间，表格由研究生科留存。		注：申请时，硕士生延期一次申请最长延期半年，特殊延期一次最长时间为1年
8	特殊延期	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：特殊延期。打印表格	定向生、委培生须有单位签署意见，盖公章。	导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（教三320，刘老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	特殊延期表格，学院审核后交学籍管理办或紫金港办事大厅	注：特殊延期需在异动是由写明科研、毕业论文进展情况，并承诺在特殊延期到期后愿作自动退学处理。并附相关证明
9	退学（本人申请）	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：退学1-10中选择其中1种，退学理由请写明，申请退学。打印表格	定向生、委培生须有单位签署意见，盖公章。	导师签署意见	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（亲笔签名）、加盖学院公章	申请交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅研究生院窗口
10	转导师	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：转导师。打印表格		两位导师签署意见（亲笔签字）	交学院研究生科	学院主管领导签署意见（党委意见：教三320，刘老师；院系意见：教三335，郑老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	由学院审核，通过后，完成转导师，表格学院留存
11	因公出境	进入研究生管理信息系统申请，出国境模块申请。		按出国境模块流程操作，下载打印申请表，导师签署意见。	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（党委意见：教三320，刘老师；院系意见：教三335，郑老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	表格交至研究生科，对出国境模块审核通过
12	入境复学	进入研究生管理信息系统申请出国境模块申请，按照提示填写回国资料。	按照系统提示上传相关附件。	按出国境模块流程操作，下载打印申请表，导师签署意见。	学院研究生科签署意见	学院主管领导签署意见（党委意见：教三320，刘老师；院系意见：教三335，郑老师）、加盖学院公章（教三317 田老师）	表格交至研究生科，对出国境模块审核通过。表格学院留存。学院审核后，研究生院审核通过。	上一个出国境环节审核结束，才能开始下一个出国申请。
13	离校(包括毕业及退学离校等)	进入学校的电子离校系统，提交离校申请。打印离校单	按照离校系统提示办理各项离校手续	学院资料室：研究生科审核通过学院党委或团委：由李玉琦老师通过（教三320室）	学院研究生科：其余各项通过后自动通过		从离校系统中打印离校单后，毕业生到学院研究生科领取毕业证书（定向生、委培生证书寄往单位),退学者到研究生院学籍管理办领取退学文件。
14	个人重要信息修改	进入研究生管理信息系统申请，异动类型填写：改姓名、身份证号…。打印表格	准备准确身份证，户籍证明，学生证原件和复印件		申请表学院研究生科签署意见		申请及证明材料交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅研究生院窗口，处理完毕证明材料放入学生档案。并在学信网更改信息
15	补办研究生证	进入研究生管理信息系统，学籍-证明下载-补办学生证			学院研究生科签署意见		将申请表和一寸免冠正面头像照片，交研究生院学籍办（教11二楼）或办事大厅研究生院窗口办理	3个工作日后取件
16	在读证明	进入研究生管理信息系统，-学籍，证明下载-，在读证明					研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅研究生院窗口打印取件
17	学历证明	填写证明申请表，终结类型为：硕士毕业或博士毕业	学历证明需出具学校档案馆提供的录取名单、毕业生名单档案证明	按档案材料填写信息，毕业证书号等信息	学院研究生科签署意见	提供两寸免冠正面头像照片2张	交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅审核处理	3个工作日后取件
18	肄业证明	填写证明申请表，终结类型为：硕士肄业（含直接攻博退学）或博士肄业	肄业证明需提交成绩单和退学文件		学院研究生科签署意见	提供两寸免冠正面头像照片2张	交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅审核处理	3个工作日后取件
19	学习证明	填写证明申请表，类型为：退学或硕转博	凭退学文件或硕转博材料（工作人员查询）。		学院研究生科签署意见	提供两寸免冠正面头像照片2张	交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅审核处理	3个工作日后取件
20	无经济适用房证明	由本人提供购买经济适用房申请表。	本人提交申请，写清楚事由及基本信息，出示相关证件				交研究生院学籍办（教11二楼）或紫金港办事大厅处理
21	生育证明	研究生管理信息系统申请，学籍异动：休学2（生育）。打印表格	准备《婚况证明》表	阅读学校计生办的《研究生申请生殖健康服务证流程》		夫妻双方均为在校学生的女研究生怀孕后办妥休学手续，向计生办申请生育指标。	休学申请表交研究生院学籍办（教11二楼）或办事大厅盖章，凭休学申请表表，婚况表，到计生办办理
22	保险证明	进入研究生管理信息系统，学籍-个人信息-保险就业-打印保险单	研究生因发生意外产生的医疗费，在治疗结束后直接向保险公司理赔。	打印保险单、将就医发票、身份证件材料复印件等交给校医保办（紫金港办事大厅）审核。			保险公司理赔后学生本人到校医保办或保险公司领取理赔金。
23	中英文成绩单	申请人登录 http://grs.zju.edu.cn /cjd/student /apply_login.htm 在校生和部分毕业生的成绩信息，系统将自动生成，申请人只需校对；	系统中没有成绩信息的学生，申请人需根据学校档案馆出具的成绩单及学位论文信息自己填写完成（课程英文名称可在“浙江大学研究生课程中英文对照表”中查询）	成绩信息确认无误或者修改完成→网上缴费（或现场缴费）（网上缴费成功后请点击“返回商户”完成缴费）→提交等待管理员审核（3个工作日内完成）	申请人在申请系统中查看取件时间→申请人持有效证件和相关材料到选定的办理地点。	管理员复核→使用专用防伪纸按办理份数打印→签字盖章→申请人取件		中英文成绩单中的课程与成绩：按原始成绩记录全部保留。对在办理中英文成绩证明过程中弄虚作假、篡改成绩者，将给予暂停办理处罚，暂停办理的时间为：1-3年。对情节特别恶劣者将取消其办理资格。
24	申请学位答辩	在研究生管理系统中填报各个培养环节内容：读书报告，开题报告，中期考核；检查个人学习计划与课程修读情况是否一致，并在系统中录入科研成果。下载打印以上表格，交至研究生科，统一审核通过。	按照学院网站通知时间节点，提交一本打印装订好的学位论文初稿。学院组织审核，通过后，在系统中审核通过“预答辩”环节。	在系统中提交隐名论文、研究生科确定评审专家名单并完成送审。	评阅结果返回后，研究生科在系统中录入评阅意见，并通过答辩申请。	研究生进行答辩、由答辩秘书在系统中用专用账号录入答辩结果。研究生向研究生科提交答辩材料:学位申请书，表决票，答辩记录，修改后的学位论文等。	学科、学部、学校均审查通过后，研究生在系统中上传学位论文终稿，由导师确认；	办理离校手续，参加学位授予仪式，领取学位证和毕业证

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